Hal Kecil Tapi Penting Yang Harus Diubah Saat Relokasi Kantor

Relokasi kantor atau pindah kantor ke lokasi baru terjadi karena beberapa hal pendukung. Seperti membutuhkan area yang lebih luas dan bisa juga karena kantor memperhitungkan sisi finansial yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.

Semakin banyak karyawan, perusahaan membutuhkan kantor yang lebih luas. Atau perusahaan yang ingin merampingkan anggaran, perusahaan juga bisa pindah ke lokasi yang UMK lebih rendah dari sebelumnya, atau nilai pajak daerah yang lebih rendah.

Masih banyak lagi alasan dari sebuah perusahaan melakukan relokasi. Semua pertimbangan itu dilakukan agar perusahaan berjalan jauh lebih produkti dan efisien lagi.

Hal Penting Sebelum Relokasi Kantor

Dalam melakukan relokasi, perusahaan harus menyiapkan rencana yang matang dan dipikirkan secara detail. Perusahaan harus menentukan lokasi baru yang cocok dengan kriteria dari perusahaan tersebut.

Jika perusahaan mencari lokasi yang juga menyediakan furniture seperti meja, kursi atau cabinet penyimpanan bisa disesuaikan dengan kriteria tersebut. Atau apabila sudah memiliki furnitur sendiri, perusahaan bisa memilih lokasi yang menyewakan ruangan kosong saja.

Selain itu perhatikan juga keamanan sekitar lokasi kantor yang baru. Pastikan lokasi baru kantor berada di daerah yang aman. Harga sewa kantor baru juga menjadi pertimbangan penting, karena harus disesuaikan dengan anggaran perusahaan. Karena perusahaan masih banyak pengeluaran lainnya seperti harus membayar listrik, telepon, air dan internet.

Pastikan untuk biaya sudah jelas dari awal sebelum kontrak.

Persiapkan semua barang yang akan dibawa ke lokasi kantor yang baru. Untuk hal ini bisa perusahaan lakukan sendiri secara mandiri atau juga bisa menggunakan jasa pindahan yang sudah pasti lebih memudahkan proses pindahan.

Buatlah jadwal pindahan, apakah akan dilakukan secara bertahap agar tidak mengganggu proses kerja dan jalannya bisnis.

Setelah pindahan kantor ada beberapa hal kecil namun penting yang juga harus diperhatikan, seperti berikut:

• Buat kartu nama baru untuk seluruh karyawan

Karena sudah menempati lokasi kantor yang baru, perusahaan harus mencetak lagi kartu nama baru untuk seluruh karyawan. Karena dalam kartu nama akan tertera alamat kantor yang baru.

• Informasikan ke kolega dan klien

Jangan lupa untuk menginformasikan ke semua kolega dan klien, bahwa alamat kantor dan nomor telepon perusahaan juga berubah. Bisa dihubungi satu per satu melalui telepon atau juga mengirimkan email kepada seluruh kolega dan klien. Agar tidak ada informasi yang salah alamat ke kantor yang baru.

• Ubah alamat dan nomor telepon pada signature email

Umumnya pada setiap email karyawan akan terdapat signature email yang bersifat sama seperti kartu nama. Berisi informasi tentang alamat dan juga nomor telepon perusahaan. Jika ada klien baru akan mengetahui lokasi dan nomor telepon kantor melalui email tersebut.

• Dekorasi ruang kerja yang nyaman

Walaupun berada di lokasi yang baru, perusahaan bisa sedikit merenovasi atau mendekor seperti kantor sebelumnya atau dibuat lebih nyaman. Agar suasana kerja jadi lebih nyaman dan menyenangkan.